Estratégico · apresentado em 10 de agosto · com o desfecho da conversa
Como a gente combina as coisas
Uma conversa aberta sobre a gestão da empresa — com medição, não com impressão. Base: 42 reuniões analisadas, 777 combinados, janeiro a agosto de 2026, mais os nossos documentos internos e os registros dos canais. Os últimos slides trazem o que ficou decidido, o que ficou de lição de casa e o que continua aberto.
Eric Luciano · Expert Integrado
Antes de tudo
O trabalho não está fluindo.
Não é falta de esforço: tem entrega real acontecendo, inclusive de madrugada. O problema é o que se combina e não anda — e a comunicação em volta disso.
Parte é sistema, e o sistema é meu. Parte é responsabilidade de cada um. As duas coisas vão estar nesta mesa hoje.
Sobre a fonte: tudo aqui foi levantado por inteligência artificial em cima das nossas gravações, dos documentos do ClickUp e dos canais. Todas as reuniões gravadas do ano estão analisadas; algumas semanas não têm gravação, e o que acontece fora de reunião gravada não entra aqui. Quase tudo tem data, hora e origem e pode ser conferido: onde é estimativa, piso ou lembrança minha, está dito no próprio slide. Esta versão saiu revisada contra as gravações depois da nossa conversa, e três pontos em que eu tinha exagerado contra vocês foram corrigidos.
O histórico
Eu já trouxe esse assunto quatro vezes antes do dia 10. O contexto de cada uma:
13/07
Descobrimos no Estratégico que a mesma funcionalidade de atendimento tinha sido construída três vezes, em sistemas paralelos — e uma quarta versão estava começando."Não reconstrói o que está construído. (...) Estamos criando o quarto código."
20/07
O marketing tinha passado o mês inteiro sem rodar campanha por causa de uma sugestão de automatizar — e eu descobri isso na reunião, contado por terceiros. Na mesma semana, uma reunião de repasse foi conduzida ao contrário do que tinha sido combinado, com cinco pessoas assistindo sem corrigir."A gente só chega na segunda que vem e muda cinquenta por cento do que planejou. Não acontece e ninguém fala sobre o assunto."
27/07
Cobrei uma instrução sobre o repositório padrão que eu já tinha dado antes, mais de uma vez, e que seguia sem execução. E quando surgiu o pedido de gravar e anotar a reunião "pra não se perder de novo", a minha resposta resumiu o histórico:"Sempre esteve gravado. Sempre teve resumo. Sempre deu errado."
05/08
Na reunião de metas de agosto, mais uma rodada de combinados perdidos veio à mesa — o treinamento do Brain, o mapeamento de processos, as anotações de reunião — e eu fechei o ciclo:"A gente continua ouvindo todos os dias as coisas que a gente acordou e estão perdidas. Não existe controle do que a gente está acordando."
Uma história só, de quinta a sexta
O disparo da Live: começou no Comitê de quinta.
Quinta, 6 de agosto
17h29
Comitê de Receita. Decidimos juntos a Live e o que faltava pra ela ir ao ar. Todos na sala.
18h14
Pedi os diálogos do robô. Parei a reunião pra deixar claro que era importante. Um avisou que não ia dar conta do dia seguinte.
18h18
Dois se ofereceram — um deles avisando que não tinha a expertise técnica.
18h19
Eu assumi ali mesmo: "eu vou fazer agora ou não faço mais". Dois minutos depois, quem tinha pegado a tarefa disse que não sabia fazer aquele diálogo — e depois fez.
23h23
Segui trabalhando nisso até depois das 23h. Duas pessoas entregaram parte disso de madrugada, uma delas às 2h35.
Sexta, 7 de agosto
08h45
Daily do Estratégico. Pedi a participação de vários, em especial a revisão do código. A gravação dessa daily tem só um minuto, então o que ficou combinado ali eu conto de memória: o pedido escrito e verificável é o das 10h05.
10h05
Cartão escrito no canal com a especificação inteira e as tarefas nomeadas.
10h54
Áudio no grupo com o prazo: "no mais tardar meio-dia". Lista pronta.
12h00
O prazo vence. Silêncio de quase duas horas. Ninguém disse que não saiu.
13h50
Fui eu que perguntei, de dentro do carro: "dispararam gente?"
19h44
Disparo cancelado. Peço o cartão do que corrigir. Última mensagem do dia. Ninguém respondeu.
O que mais me incomoda nisso
Não faltou nada. E não é uma pessoa que falhou.
A decisão foi tomada em conjunto. Eu parei a reunião pra dizer que era importante. Deixei o cartão escrito, gravei áudio explicando, dei o prazo e deixei a lista pronta.
Não faltou dono. Não faltou prazo. Não faltou registro. Não faltou clareza. Gente se ofereceu, gente largou o que estava fazendo e gente entregou. O que não houve foi alguém conduzindo até o fim — e a parte crítica sobrou pra mim.
Combinado é combinado. E o pior erro não é atrasar: é não fazer e não falar nada. Não importa se houve esquecimento, se nada foi anotado ou se o prazo foi visto chegando: existia um acordo de pé, e ele venceu sem uma palavra a respeito.
Então a pergunta que eu quero fazer é essa: como é que um combinado desse tamanho ficou sem condução num time sênior? O que existe no nosso jeito de trabalhar que deixa um prazo vencer sem que a falha seja avisada?
Manual de Conduta · Expert Integrado
O mais desconfortável: nada disso é novidade. Já está escrito.
Diretriz 5
"Caso ocorra qualquer imprevisto, informe e justifique proativamente o atraso, antes do vencimento do prazo."Diretriz inegociável do nosso Manual de Conduta. Aceita por todos na contratação.
Diretriz 2
"Atividades que não estiverem registradas no sistema serão consideradas como não realizadas."Nunca foi aplicada uma vez.
Weekly
"Toda discussão termina com dono e próximo passo claro." · "Se não atualizou, não apresenta." · "Pauta prévia obrigatória até a noite anterior."Regras de ouro escritas da nossa própria weekly.
Checklist
E o "Checklist de Preparação (obrigatório antes da weekly)" tem uma única linha escrita: "PENDENTE NO MOMENTO".Declarado obrigatório. Nunca preenchido. O problema inteiro em uma linha.
A empresa já resolveu isso no papel. O que falta não é regra — é regra valendo. Inclusive pra mim, que nunca cobrei nenhuma delas.
A minha parte no problema · 1 de 2
Já tentamos consertar isso duas vezes. As duas morreram.
Junho — o encontro presencial na minha casa (24/06)
Vocês me deram feedback direto e saímos de lá com sete acordos de funcionamento:
1. Produção interna concentrada no responsável técnico — eu paro de desenvolver por conta própria.
2. Tempo diário reservado pra demandas internas, com prazo de resposta de 2 horas.
3. Toda decisão com dupla confirmação explícita ("botão verde ou vermelho").
4. Decisão fechada é formalizada em uma frase escrita.
5. Meu telefone como termômetro: meta de zero ligações de urgência.
6. "O Eric disse" se confere na fonte antes de executar.
7. Proibido travar tarefa porque alguém não respondeu.
Nenhum dos sete virou prática por inteiro: dois foram contrariados pelos fatos de julho, quatro não deixaram rastro nenhum e um não tem material pra julgar. A confirmação de entendimento, por exemplo, estava em 9% dos combinados antes do encontro e seguiu em 9% depois. Inclusive nos meus.
Julho — o Protocolo do Combinado (20/07)
Depois do caso da reunião de repasse, criei um processo pra isto: todo combinado registrado com dono e prazo, e uma pessoa como guardiã, cobrando o que vencesse, com avaliação em duas semanas.
Morreu no mesmo dia: a tarefa que o instalava foi marcada como concluída às 23h14 daquela noite, com zero das cinco etapas feitas. A pessoa guardiã foi nomeada sem ser consultada, e a objeção de que criar cartão na hora não funcionaria no nosso volume nunca foi decidida — teve até contraproposta, e ninguém bateu o martelo.
E, revendo a documentação agora, descobri que nem foi a primeira tentativa: já existia uma lista escrita de "correções necessárias" da reunião semanal — dono por item, prazo, cartão — também nunca aplicada.
A minha parte no problema · 2 de 2
O que eu causo, medido.
60%
dos 777 combinados nascem de mim
Eu origino mais trabalho do que o resto da sala somado — e mudo a prioridade dele no meio do caminho. Em junho, vocês me disseram isso na cara: "tudo vira prioridade ao mesmo tempo".
82%
das cobranças partem de mim
Depois que criei o Protocolo, subiu pra 89%. A memória do que foi combinado mora na minha cabeça — e quando eu não cobro, ninguém cobra.
50min
foi quanto durou até eu absorver a tarefa, quinta-feira
Pedi os diálogos do robô de atendimento pra Live. Um avisou que estava sobrecarregado no dia seguinte; outro se ofereceu pra pegar dois deles. Eu respondi "então eu vou fazer agora ou não faço mais" — e um minuto depois quem tinha se oferecido disse que não sabia fazer aquela parte. Nenhum dos dois avisos era errado; o errado foi eu absorver em vez de replanejar. O problema é a frequência: absorver virou minha resposta padrão pra todo aviso, e aí ninguém replaneja nada.
Uma empresa em que a memória e a cobrança moram numa pessoa só não escala. Esse é o defeito número um — e é meu.
A medição · 777 combinados em 42 reuniões
Como os nossos combinados nascem.
59%
nascem sem prazo — nem um "amanhã"
Exemplo: em fevereiro, a nossa ferramenta de OKRs quebrou com um erro crítico. O conserto foi combinado no dia 3, sem data. Cobrado no dia 9, não feito. No dia 18 o acesso apareceu resolvido, mas as métricas do painel seguiam sem atualizar — e o item nunca teve fechamento registrado. A ferramenta que mede o tema desta reunião.
83%
nascem sem critério de pronto — o que é estar feito?
Exemplo: no Comitê de Receita de quinta passada, sobre a Live, saíram 20 combinados em 61 minutos. Um único tinha escrito o que significava estar pronto. O resto ficou por conta da interpretação de cada um.
91%
terminam sem ninguém repetir o que entendeu
Exemplo: a reunião de repasse de julho. A instrução de como conduzir foi dada na reunião da manhã, sem nada escrito. Ela aconteceu ao contrário — e o erro não foi percebido durante as duas horas, porque ninguém tinha repetido em voz alta o que era pra ser.
Nenhum desses números é sobre uma pessoa. Todos são sobre como a gente fecha uma conversa. Os recortes individuais existem e são assunto das 1:1 — não desta sala.
A medição · o destino do combinado
E o que acontece com eles depois.
11%
das cobranças encontram a coisa feita
17%
voltam pra mesa como reincidentes — o mesmo combinado, de novo
89%
dos reincidentes nunca aparecem concluídos
9 dias
é a mediana pro que conclui — com cobrança no meio
O recordista: o relatório semanal do time foi combinado em 16 de março, recombinado em 13 de abril como "formato já combinado antes, mas não executado", e em 27 de julho ainda estava sendo cobrado. Cinco reuniões, 133 dias, sem conclusão.
O custo disso
222 horas-pessoa de reunião no período. Cada conclusão que a gente consegue comprovar custou de 12 a 17 horas de gente.
A régua de tempo
Sobre a duração da weekly existem hoje quatro réguas simultâneas: 90 minutos na tabela, 60 a 90 na subpágina que a detalha, 30 que a gente decidiu na All Hands de 1º de julho e nunca foram pro documento, e um procedimento antigo que ninguém acha. A mediana real do nosso Estratégico é 96 minutos: não cumpre nenhuma das quatro, e ninguém tem o papel de cortar. Pra weekly de departamento a gente vem testando 45 a 60 — e isso não está escrito em lugar nenhum.
A daily virou outra reunião
O manual manda a daily só mapear impedimento e agendar a conversa pra depois, com meta de 15 minutos — "não é para discutir ou resolver problemas, mas apenas mapeá-los". Na prática, as dailies medidas viram diagnóstico e resolução ao vivo, média de 20,4 minutos — e o problema mapeado quase nunca ganha a reunião separada. O furo aqui é o conteúdo, não o relógio.
O problema nunca foi reunião de menos. É que quase nada sai da sala com uma frase que diga o que é estar pronto e até quando.
O tema original desta reunião
OKR: são duas doenças diferentes — e uma é minha.
Abandono do que foi definido
Gente e Gestão e Sucesso do Cliente têm OKR 2026 completo — linha de base, meta, dono. Parou de ser medido. O exemplo mais revelador: meta de 1:1 escrita em 90%, linha de base medida em 40%, e o gatilho escrito no documento: "se menor que 70%, Eric intervém". Mediu, nomeou quem intervém — e eu não intervim.
Ausência de definição
Comercial, Produto, Suporte e Educacional estão com a página de OKR literalmente vazia — dentro do mesmo documento que declara OKR obrigatório pra todas as áreas.
Remédio diferente pra cada doença: onde existe OKR, ele volta pro placar semanal. Onde não existe, a área define — com data pra existir. E OKR é só o combinado de prazo longo: se o de três dias não sobrevive, o de noventa não tem chance.
O mesmo padrão, em outros lugares
Não é só combinado de reunião.
Canais
O mesmo assunto vive em quatro lugares — canal do Zoom, grupo de WhatsApp, ClickUp, painel interno. Na sexta, o pedido explícito era um cartão no ClickUp e o acompanhamento foi publicado num painel que o resto do time não acessa.
Retrabalho
A mesma funcionalidade construída em três sistemas, começando o quarto. O funil de prospecção "quebrou de novo" com 3 mil leads travados — depois de já ter sido dado como corrigido.
Preparação
Na sexta: uma pessoa parada por falta de permissão de administrador e tarefa bloqueada pra ela; os templates vinculados ao evento eram da live anterior. Coisas de cinco minutos que custaram as horas que faltaram.
Reconhecimento
Nas cerca de 1.150 mensagens dos grupos internos: zero "parabéns" e um único elogio por entrega concluída, de tom funcional. E o manual não prevê nenhum. O jogo, hoje, paga quem abre frente nova — não quem fecha a antiga.
Agentes de IA
Já respondem em canal e já foram donos de combinado — sem uma linha escrita sobre o que podem e o que não podem. Vira pauta própria na sequência.
Onde as conversas moram
Sexta foi operada em três lugares ao mesmo tempo.
De manhã, no canal do Zoom. À tarde, no grupo de WhatsApp da Live. E o acompanhamento do que estava sendo corrigido foi publicado num painel interno que o resto do time não acessa — enquanto o pedido explícito era um cartão no ClickUp. Três superfícies pra uma tarefa, e nenhuma delas com o estatuto de oficial.
A decisão: um tipo de conteúdo, um lugar.
Registro
ClickUp, no quadro. Decisão e combinado só existem aqui. Não está no quadro, não existe — inclusive o que foi decidido em qualquer outro canal.
Discussão
Zoom, na thread do assunto. Um assunto, uma thread. Não abre assunto novo onde já existe um.
Urgência
WhatsApp, e só isso. O WhatsApp não é registro: o que for decidido lá, quem decidiu transporta pro quadro no mesmo dia.
Grupo de campanha
Nasce com data de morte declarada. Acabou o evento, acabou o grupo.
Painel próprio
Painel que o time não acessa não conta como ter comunicado.
Agente de IA
Pode avisar e consultar. Não pode ser dono de combinado — dono é sempre pessoa.
A regra que a gente volta a cumprir
Não é sobre concluir no prazo. É sobre avisar que não vai concluir.
A diretriz 5 já exige o aviso antes do vencimento. A gente acrescenta um segundo momento:
1
Quando você percebe que não vai dar — no minuto em que a dúvida aparece, não no fim do dia.
2
Quando o relógio bate sem entrega, o silêncio também é quebra: o aviso sai na hora, mesmo atrasado. Este é o que faltou na sexta. Um "não vamos conseguir disparar meio-dia" dito às 11h teria mudado o dia inteiro.
E a minha contrapartida, no mesmo peso: quando alguém avisar, a primeira resposta passa a ser uma decisão — cortar escopo, trocar o dono ou adiar com data nova. Eu vou continuar me dispondo a fazer coisas quando fizer sentido; o que muda é a frequência: absorver deixa de ser a resposta padrão pra todo aviso e vira exceção dita em voz alta. E as minhas trocas de prioridade entram na mesma regra: pra valer, viram cartão com o custo declarado — o que sai pra aquilo entrar.
Consequência: atraso avisado não tem nenhuma. Atraso em silêncio tem. A única que já está escrita é "se não atualizou, não apresenta" — e eu não anunciei isso no dia 10, então ela entra a partir de agora. Reincidência segue a régua que já existe na avaliação de desempenho, por escrito e no privado.
A regra que nasceu na conversa de 10/08
O pedido é sobre o resultado. Nunca sobre a engrenagem.
Na sexta, a mensagem das 11h55 dizia que o disparador estava em andamento e que os campos duplicados estavam sendo corrigidos. Antes dela, às 11h22, veio um aviso de risco correto: "não sei se consigo resolver tudo pra disparar meio-dia, larguei as outras coisas e to focado nisso". O que nunca veio foi o aviso no momento em que o prazo venceu: meio-dia passou e o silêncio durou até 13h50.
1
A tarefa declara o desfecho, não o caminho. "Disparar as mensagens até meio-dia", não "corrigir o disparador". "Os contratos assinados", não "liberar a tela de assinatura". Como se chega lá é responsabilidade de quem assume — e havia três caminhos abertos naquele dia.
2
O aviso também é sobre a meta. "Em andamento" não é aviso. Aviso é: a meta não vai ser cumprida, falta isto, o plano B é aquele. Dito antes do relógio bater.
Meta do MasterChef é a comida na mesa quando o relógio apita — não avisar se a temperatura da água está boa. E o portão do ENEM fecha às 8h em ponto. Esta regra foi formulada pelos dois lados da mesa na mesma reunião, e é a única da lista nessa condição.
Decidido em 10/08 — em vigor
Três decisões: duas em vigor, uma descartada por honestidade.
1 · Anotar é de quem assume
Cada um anota o que ficou com ele e fecha com a confirmação de uma frase. A transcrição da IA pode ser muleta, mas não anda por ninguém — não é cadeira de rodas automática. Ela serve pra auditar depois (foi assim que este levantamento foi feito), nunca pra substituir a anotação de quem assumiu. Deixam de existir as justificativas "esqueci de anotar", "anotei e perdi" e "estava confiando na transcrição".
2 · Um quadro macro: a lista "Projetos Estratégico"
Tudo que a gente combinar no estratégico fica lá: um cartão por projeto ou acordo, com dono, próximo marco e data. A weekly e a daily passam a abrir por ele. É quadro de controle, não de execução — "Super SDR V3" é um cartão aqui e um projeto inteiro no quadro do Daniel, não uma tarefa com subtarefas. Execução mora no quadro de cada área; os cartões se vinculam entre os quadros.
3 · Cobrança automática de vencimento: descartada
O item 3 de julho era um guardião humano, nunca foi aceito e não volta. Automação pronta também não existe, e Scrum Master de IA não existe. Logo, hoje não há cobrador — é a pendência número um desta reunião. O controle é manual: a weekly abre varrendo os vencidos do quadro, antes de qualquer pauta. Se aparecer uma solução testada, ela entra como projeto com dono.
E as três regras que vêm junto: toda tarefa sai com dono e prazo; um único responsável por tarefa — ao concluir, troca o status e passa o responsável; e data de início obrigatória, porque a data de entrega só avisa no dia em que já é tarde.
O placar
O que vamos medir — e as metas de 30 dias.
MétricaHoje30 dias
Combinados que nascem com prazo
41%
90%
Combinados com critério de pronto escrito
17%
80%
Cobranças que partem de mim
82%
30%
Cobranças que encontram a coisa feita
11%
60%
E a cláusula de honestidade: se em 30 dias esses números não se moverem com o quadro único e o ritual de vencidos rodando, o problema não é o formato — e aí a gente muda de estratégia, não de discurso.
Formalização — pendente de dono
Cinco alterações no manual. Duas foram anunciadas; nenhuma foi escrita.
1
Uma régua de tempo só, escrita. O tema foi citado em 10/08; o número é proposta de hoje. Weekly Estratégica: 90 minutos, com alguém cortando quando estourar — o diagnóstico recomendava 60, e manter 90 é escolha declarada. Departamento: 45. As outras três réguas que sobraram nos documentos são revogadas. — citada em 10/08, não escrita.
2
A diretriz 2 ganha endereço. "Não registrado = não realizado" continua valendo — e agora fica escrito ONDE se registra: a lista "Projetos Estratégico" (e, dentro dela, o cartão do projeto certo). Sem endereço, a regra era incumprível. — anunciada em 10/08, não escrita.
3
Facilitador com poder de corte na Weekly Estratégica. Hoje existe condutor nomeado pra daily e pra weekly de área — e nenhum pra reunião que mais estoura o tempo.
4
Cadência das dailies revista por área. A cláusula atual ("presença imprescindível, não negociável") é revogada por escrito, não ignorada na prática.
5
Consequência em ciclo curto. "Se não atualizou, não apresenta" não foi anunciada em 10/08 e passa a valer a partir de hoje; a régua trimestral de desempenho continua pros padrões, não pro dia a dia.
As quatro perguntas — e o que vocês responderam em 10/08
Nenhuma das respostas foi "medo".
1
Por que não avisam? Não é medo da reação — é não perceber a tempo. "Achei que ia ser rápido, passei a noite ali"; "não lembrei que tinha essa pendência crítica porque eu não olhei o meu quadro, tentei puxar da cabeça".
2
O que eu faço que atrapalha? Mudar a prioridade do nada, no meio do caminho, sem dizer o que sai pra aquilo entrar. Os dois que responderam trouxeram a mesma coisa, com exemplo da semana.
3
Onde travam por acesso? Só um caso, e pontual: um cartão que não abria na sexta. Acesso não é o gargalo.
4
O que parar de fazer? Várias frentes ao mesmo tempo. "Resolver uma coisa de cada vez, terminar, e só então pegar a próxima." Eu reconheci a minha parte: parar de abrir iniciativa nova antes de fechar as abertas.
As quatro perguntas foram respondidas por duas pessoas; os outros dois presentes não responderam a nenhuma. E na reunião sobre o time não falar quando algo vai falhar, eu falei em 46% dos turnos e ocupei 79% do tempo.
A lição de casa de 10/08 — vence nesta reunião
Cada um carrega o quadro com o que está na mão dele.
Combinado no dia 10: cada um entra na lista "Projetos Estratégico", limpa o que está velho e lança os itens do estratégico que estão com ele — para o quadro representar a realidade, e para eu poder ajudar em prioridade olhando algo verdadeiro. Ricardo marcou início para 11/08.
✓
Um cartão por projeto ou acordo, com dono, próximo marco e data. Nada mais.
✓
Quadro de controle. As tarefas de execução ficam no quadro da sua área e se vinculam a este cartão.
✓
Quem não atualizou o cartão, não apresenta.
Na semana de 17 eu estou fora — segunda em consultoria, terça a sexta viajando. A primeira semana do combinado novo roda sem mim, e é exatamente aí que a gente descobre se o quadro é do time ou era só meu.
Aberto desde 10/08 — sem dono
Cinco coisas ficaram sem decisão. Elas voltam hoje.
1
Quem cobra o quadro. Descartada a automação, o único mecanismo é o ritual — e eu disse na mesma reunião que não entro no ClickUp. Ou eu entro, ou alguém assume o papel de varrer os vencidos antes da weekly. Sem isso, o quadro não tem cobrador.
2
All Hands. Levantado no começo do dia 10, adiado para "o final da conversa", nunca retomado. Fazer, mudar de dia ou cancelar.
3
Atualizar o manual. Régua de tempo e endereço da diretriz 2 foram anunciados e não foram escritos. Precisa de dono e data — as versões antigas de duração continuam vivas nos documentos.
4
Canal do educacional e de eventos. Educacional não tem canal de Zoom; evento é discutido no WhatsApp, que a regra declara não ser registro. Onde eles registram?
5
Campos e visão do quadro. Falta Farol, Próximo marco e Tipo, e uma visão que esconda concluído — senão a lição de casa cai em cima de cem cartões velhos.
O que a reunião do dia 10 provou
A gente corrigiu o padrão ao vivo uma vez. Não fui eu que percebi: foi o Asafe que perguntou.
No fim daquela conversa, o Asafe perguntou ao Daniel o que ele estava fazendo com a tarefa que tinha acabado de receber — e a resposta era procurar o documento durante a reunião. Corrigimos na hora: procurar já é a tarefa. Foi a única vez, em 42 reuniões analisadas, em que isso aconteceu. É esse o comportamento que decide se a quarta tentativa é diferente das três anteriores — não o quadro, não a régua, não o placar.